Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesinde (BŞEÜ), proje süreçlerinin daha etkin, sistematik ve sürdürülebilir şekilde yürütülmesi amacıyla yeni bir dijital uygulama hayata geçirildi.
Proje Geliştirme ve Koordinasyon Ofisi Koordinatörlüğü ile Bilgi İşlem Daire Başkanlığının iş birliğinde geliştirilen “Proje Başvuru ve Kabul Kayıt Formu”, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) iş akışları üzerinden kullanılmaya başlandı. Uygulamayla üniversite personelinin, üniversite dışındaki kaynaklardan destek almak amacıyla gerçekleştirdiği proje başvurularına ilişkin bilgilerin tek bir sistem üzerinden kayıt altına alınması hedefleniyor. Böylece projelerin başvuru aşamasından sonuçlanmasına kadar geçen süreç daha düzenli ve etkin şekilde takip edilebilecek.
Projeler başvurudan sonuca kadar izlenecek
Yeni sistem sayesinde proje bilgilerinin düzenli olarak izlenmesi, sonuçların güncellenmesi ve kurumsal raporlama süreçlerinde kullanılabilecek güncel ve güvenilir bir veri altyapısının oluşturulması amaçlanıyor. Her proje için, projede görev alan personelden herhangi birinin “Proje Başvuru ve Kabul Kayıt Formu”nu bir kez doldurması yeterli olacak. Destekleyici kuruluş tarafından proje sonucu açıklandığında ise EBYS üzerinden daha önce oluşturulan kayda erişilerek projenin kabul veya ret durumu sisteme işlenecek. Bu sayede proje faaliyetleri yalnızca başvuru aşamasında kayıt altına alınmayacak, sonuçlanıncaya kadar bütüncül bir sistem üzerinden takip edilecek.
Kurumsal hafızaya katkı sağlayacak
Uygulamanın üniversitenin kurumsal hafızasını güçlendirmesi ve proje verilerinin sürdürülebilir şekilde saklanmasına katkı sunması bekleniyor. Sistem üzerinden elde edilen verilerin kurumsal izleme, değerlendirme, raporlama ve karar alma süreçlerinde kullanılmasıyla üniversitenin proje üretme kapasitesinin daha etkin şekilde takip edilmesi hedefleniyor.
Rektör Prof. Dr. Zafer Asım Kaplancıklı, uygulamanın üniversitenin dijital dönüşüm hedefleri açısından önemli bir adım olduğunu belirterek, proje süreçlerinin daha güçlü, izlenebilir ve veriye dayalı bir yapıya kavuşturulmasını önemsediklerini ifade etti. Kaplancıklı, dijital dönüşüm çalışmalarının üniversitenin kurumsal kapasitesini ve proje üretme gücünü destekleyecek şekilde sürdürüleceğini kaydetti.
